Serviced-Apartment-Häusern treffen tägliche Anreisen auf Aufenthalte über mehrere Monate. Welche Unterschiede ergeben sich daraus für die Wahl zwischen PIN, Karte und Smartphone als Schlüssel?
Dietmar Vinke: Bei Serviced Apartments muss sich die Zutrittslösung flexibel an unterschiedliche Aufenthaltsdauern anpassen. Für kurze Aufenthalte eignen sich PIN-Codes besonders gut, da sie vorab übermittelt werden können und keine persönliche Schlüsselübergabe erfordern. Bei längeren Aufenthalten bieten Smartphone oder RFID-Karte zusätzlichen Komfort. Das Smartphone ermöglicht eine digitale Verwaltung der Berechtigungen, während die Karte eine bewährte Alternative bleibt. Glutz setzt deshalb auf die Kombination verschiedener Zutrittsmedien innerhalb eines einheitlichen Systems, um unterschiedlichen Gästeanforderungen gerecht zu werden.
Ein Unternehmen bucht Apartments für wechselnde Mitarbeiter. Wie lässt sich der Zugang an die tatsächlich anreisende Person binden, wenn Buchender und Gast nicht identisch sind?
Dietmar Vinke: Gerade bei Geschäftsreisen fallen Buchender und Gast häufig auseinander. Entscheidend ist deshalb, dass die Buchung unabhängig von der Zutrittsberechtigung verwaltet wird. Das Unternehmen reserviert das Apartment, während die persönliche Berechtigung erst dem tatsächlich anreisenden Mitarbeiter zugewiesen wird. Über entsprechende Schnittstellen zwischen Buchungs- und Zutrittsmanagementsystem lässt sich dieser Prozess automatisieren. Glutz schafft dafür die Grundlage mit individuell zuweisbaren und zeitlich begrenzten Zutrittsrechten. Die Identitätsprüfung erfolgt über den jeweiligen Gästeprozess.
Bei längeren Aufenthalten wird das Apartment häufig nur wöchentlich gereinigt. Wie können Zutrittsrechte für externe Reinigungsteams an die geplanten Einsätze gekoppelt werden, einschließlich kurzfristiger Änderungen durch den Gast?
Dietmar Vinke: Bei längeren Aufenthalten sollte das Reinigungspersonal nur dann Zugang erhalten, wenn tatsächlich ein Einsatz vorgesehen ist. Mit elektronischen Zutrittslösungen von Glutz lassen sich Berechtigungen gezielt auf bestimmte Apartments, Tage und Zeitfenster beschränken. Verschiebt oder storniert der Gast einen Reinigungstermin, können die Berechtigungen entsprechend angepasst werden. Durch die Anbindung an ein Verwaltungs- oder Buchungssystem lassen sich solche Änderungen weitgehend automatisieren. So erhalten externe Dienstleister nur die notwendigen Zugänge, während Sicherheit und Privatsphäre der Gäste gewahrt bleiben.
Coworking, Waschraum oder Fitnessbereich können unterschiedlich zugänglich sein: im Aufenthalt enthalten, separat gebucht oder auch für externe Nutzer geöffnet. Wie lassen sich diese Nutzungen verwalten, ohne zusätzliche Karten und manuelle Freischaltungen einzuführen?
Dietmar Vinke: Gemeinschaftsbereiche lassen sich über dasselbe Zutrittsmedium wie das Apartment erschließen. Dabei können unterschiedliche Berechtigungsprofile definiert werden: Bestimmte Bereiche sind für alle Gäste zugänglich, andere werden nur bei einer zusätzlichen Buchung freigeschaltet. Auch externe Nutzer können zeitlich begrenzte Zugangsrechte erhalten. Wird das Zutrittsmanagement mit dem Buchungs- oder Abrechnungssystem verbunden, können Berechtigungen automatisch aktiviert und wieder entzogen werden. Mit Glutz entsteht so eine zentrale Zutrittslösung für unterschiedliche Nutzungsangebote, ohne zusätzliche Karten oder aufwendige manuelle Prozesse.
Bei Umnutzungen teilen sich Serviced Apartments mitunter den Hauseingang oder Aufzug mit Büros und Wohnungen. Welche baulichen Voraussetzungen braucht eine verlässliche Zugangstrennung, die sich durch elektronische Berechtigungen allein nicht herstellen lässt?
Dietmar Vinke: Bei Gebäuden mit Serviced Apartments, Büros und Wohnungen ist eine klare Trennung der Nutzerbereiche entscheidend. Elektronische Berechtigungen allein reichen dafür nicht aus. Es braucht baulich kontrollierbare Übergänge, beispielsweise durch geeignete Türen, getrennte Erschliessungsbereiche oder eine entsprechende Aufzugssteuerung. Gleichzeitig müssen Brandschutz, Fluchtwege und die Zugänglichkeit für Rettungskräfte berücksichtigt werden. Glutz empfiehlt deshalb, die Zutrittsplanung bereits frühzeitig in die Gebäudeplanung einzubeziehen. Nur das Zusammenspiel von baulichen Massnahmen, Türtechnik und elektronischen Berechtigungen gewährleistet eine zuverlässige Zugangstrennung.
Ein Apartment wird nach dem Check-out am selben Tag erneut belegt. Wie wird sichergestellt, dass alte Zutrittsrechte tatsächlich erlöschen und Gäste Zugang bekommen, auch wenn die Internetverbindung des Hauses ausfällt?
Dietmar Vinke: Bei einem Gästewechsel am selben Tag müssen bisherige Berechtigungen zuverlässig enden und neue Gäste rechtzeitig Zugang erhalten. Dafür werden Zutrittsrechte bereits bei der Vergabe zeitlich begrenzt und laufen nach dem vorgesehenen Check-out automatisch ab. Bei entsprechend ausgelegten elektronischen Schließlösungen können bereits hinterlegte Berechtigungen auch ohne Internetverbindung lokal geprüft werden. Wichtig ist jedoch, dass kurzfristige Änderungen oder neue Berechtigungen bei einem Ausfall nicht automatisch an alle Türen übertragen werden können. Glutz empfiehlt daher eine Kombination aus zeitgesteuerten Berechtigungen, offlinefähigen Schließkomponenten und klar definierten Notfallprozessen, um einen sicheren und möglichst unterbrechungsfreien Betrieb zu gewährleisten.
